Datenschutzhinweise
Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den RSV2000 Contwig e.V.
Informationen nach Artikel 13, 14 und 21 DS-GVO
Sehr geehrte Damen und Herren,
sehr geehrte Vereinsmitglieder und Vertragspartner,
für den RSV2000 Contwig e.V. ist die Einhaltung des Datenschutzes ein zentrales Anliegen und wir nehmen dieses Thema demgemäß sehr ernst.
Beim Umgang mit Ihren Daten sind wir um größtmögliche Sicherheit bestrebt und legen auf einen rechtmäßigen, transparenten und vertraulichen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten höchsten Wert. Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen Datenschutzvorschriften und gemäß unserer Datenschutzerklärung.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten ab dem 25. Mai 2018 die Bestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314, S. 72) – die sogenannte Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) – bzw. finden die Rechtvorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung Anwendung.
Die DS-GVO sieht in den Artikeln 13, 14 und 21 spezielle Informationspflichten durch den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen - mithin auch durch den RSV2000 Contwig e.V. - vor, denen wir gerne nachkommen.
Mit diesem Informationspapier unterrichten wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften zustehenden Ansprüche und Rechte.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seiner Vertreter
Verantwortliche Stelle ist:
RSV2000 Contwig e.V.
Gesetzlich vertreten durch den Vorstand i.S.d. § 26 BGB (vgl. Impressum)
Vereinssitz:
Maßweilerstraße
66497 Contwig
Geschäftsstelle
Eingetragen im Vereinsregister AG Zweibrücken unter: VR 30109
Steuer-Nummer: 35/654/21224
Telefon:
E-Mail: ntaktformular
Internet: http://www.rsv2000-contwig.de/
2. Datenschutzbeauftragter
Der Vorstand des RSV2000 Contwig e.V kann jederzeit in Sachen Datenschutz durch jeden von der Datenverarbeitung Betroffenen kontaktiert werden. Wir sorgen in Eigenregie für die Einhaltung des Datenschutzes; nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (Artikel 37 DS-GVO, § 38 BDSG-neu) bedarf es keiner Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.
3. Datenquellen und Datenkategorien
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft von Ihnen erhalten.
Mit dem Aufnahmeantrag nimmt der RSV2000 Contwig e.V. folgende notwendige Daten zur Verfolgung der Satzungszwecke und zur Mitgliederverwaltung auf:
§ Vorname, Name
§ Anschrift
§ Geburtsdatum
§ Geschlecht
§ Mitgliedsart
§ Bankverbindung
§ Aufnahmedatum
Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
Zu den freiwilligen Angaben im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele gehören in nicht abschließender Aufzählung u.a.: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Erklärungen zu Rechten am Eigenen Bild.
Der RSV2000 Contwig e.V. verarbeitet Daten von Vorstandsmitgliedern, Funktionsträgern, Beschäftigten des Vereins, sofern und soweit diese für die Verwirklichung der Vereinsziele notwendig sind.
Von anderen Personen wie Gästen, Zuschauern und Besuchern werden Daten verarbeitet, soweit dies zur Wahrung berechtigter Vereinsinteressen erforderlich ist und keine schutzwürdigen Belange der betroffenen Person entgegenstehen. Wir erheben regelmäßig nicht mehr Daten, als zur Erfüllung des Zwecks erforderlich. Bezüglich vorbezeichnetem Personenkreis kann eine Datenerhebung beispielsweise für eine Überprüfung der Anwesenheitsberechtigung erforderlich sein; relevante personenbezogene Daten können dann die Personalien bzw. Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) sein.
Vorbeschriebene Ausführungen sind auch auf Teilnehmer an Veranstaltungen übertragbar. Auch hier erhebt der Verein für Vereinszwecke notwendige bzw., soweit darüber hinausgehend, freiwillige Daten auf Basis einer Einwilligung.
Weiter verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Geschäftsbeziehung zur Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen von Ihnen erhalten.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen, Behörden oder sonstigen Dritten zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben.
Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Medien) zulässigerweise bezogen haben.
Darüber hinaus erheben bzw. verarbeiten wir Daten bei Nutzung bzw. Aufruf unserer Website.
Wir erheben persönliche Daten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, z.B. bei Fragen per E-Mail, Anfragen über unser Kontaktformular, Korrespondenz (Schriftverkehr mit Ihnen) sowie bei telefonischen Anfragen.
4. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Rechtsvorschriften der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO)
Wir verarbeiten personenbezogene Daten aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
Als „Vertragsverhältnis“ ist hierbei auch die Mitgliedschaft in unserem Verein zu bewerten, dessen Inhalt im Wesentlichen durch die Vereinssatzung vorgegeben wird. Der RSV2000 Contwig e.V. verarbeitet Daten seiner Mitglieder unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß seiner Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, u.a. zur Mitgliederverwaltung/-betreuung (Begründung und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, z.B. Vereinsbeitritt, Einladung zu Versammlungen, Beitragserhebungen).
Weiter verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.
Im Rahmen der Interessensabwägung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO)
Nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO ist die Erhebung und Verarbeitung von Daten zulässig, wenn dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (=Verein) oder von Dritten erforderlich ist und nicht überwiegende Interessen von Ihnen entgegenstehen.
So besteht ein berechtigtes Interesse des RSV2000 Contwig e.V. etwa an der Erhebung und Nutzung von Adress- bzw. Bankverbindungsdaten bzw. Veröffentlichung von Mannschaftsaufstellungen oder Informationen zu Ergebnissen/Platzierungen bei hundesportlichen Veranstaltungen. Der Verein ist schon zur Erfüllung seiner satzungsmäßigen Aufgaben auf solche Daten angewiesen.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten - über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus - zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins oder von Dritten, beispielsweise für Maßnahmen zur Vereinsentwicklung, zur Abwehr von Vermögensschäden der Mitglieder oder des Vereins (z.B. durch Versicherungsmeldungen), zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit bzw. zur Durchführung der (satzungsgemäßen) Vereinstätigkeit überhaupt.
Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit a) DS-GVO)
Sind die in Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) bis f) DS-GVO aufgeführten Rechtsgrundlagen nicht einschlägig für die beabsichtigte Datenverarbeitung, so holen wir Ihre Einwilligung konform den Vorgaben der DS-GVO zur Datenverarbeitung ein.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne nachteilige Folgen widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor Geltung der DS-GVO uns gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Der Widerruf ist per E-Mail zu richten an achim-schuff@web.de oder postalisch an RSV2000 Contwig e.V., z.Hd. des Vorstands, Im Rückerttal 32, 66440 Blieskastel.
Nach Erhalt des Widerrufs werden wir die betreffenden Daten nicht mehr nutzen und verarbeiten bzw. löschen.
Daten, die nicht zwingend für die Begründung und Durchführung des Vereinsverhältnisses erforderlich sind, sind freiwillige Angaben, die auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 7 DS-GVO erhoben und verarbeitet werden.
Im Zusammenhang mit seinen Aufgaben bzw. seinem Vereinszweck veröffentlicht der RSV2000 Contwig e.V. beispielsweise personenbezogene Daten sowie Fotos und Filmaufnahmen seiner Mitglieder/Funktionsträger auf der Vereinshomepage bzw. durch Aushänge im Vereinsheim und übermittelt Daten (Vorname, Nachname, Funktion, Geburtsjahrgang, Sportliche Ziele, Sportliche Leistungen, Angaben zum Hund) sowie Fotos/Filme zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien bzw. sonstige elektronische Medien. Hierfür holt der Verein die Einwilligung seiner Mitglieder/Funktionsträger ein. Im Rahmen der Einwilligungserklärung wird der Betroffene nochmals ausdrücklich belehrt, jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Fotos /Filmen sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen zu können. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Andernfalls entfernt der Verein die Daten und Fotos/Filme des widersprechenden Mitglieds/Funktionsträgers von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/Übermittlungen. Weitergehende personenbezogene Daten der Funktionsträger (z.B. zum Lebenslauf) werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung im Internet veröffentlicht.
In Fällen, in denen in die Datenverarbeitung ausdrücklich eingewilligt werden muss, tragen wir bei Minderjährigen (unter 16 Jahren) dafür Sorge, dass an Stelle des Minderjährigen die Personensorgeberechtigten einwilligen.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO), zum Schutz lebenswichtiger Interessen (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. d) DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze).
Sofern der Verein gesetzlichen Vorgaben unterliegt, ist eine hierauf basierende Datenverarbeitung bzw. Datenübermittlung an die entsprechenden Stellen rechtlich zulässig. Ein Widerruf ist in solchen Fällen ausgeschlossen.
In seltenen Fällen kann die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Mitglied oder Besucher in unserem Betrieb verletzt werden würde und daraufhin sein Name, sein Alter, oder sonstige lebenswichtige Informationen an einen Arzt, ein Krankenhaus oder sonstige Dritte weitergegeben werden müssten.
5. Empfänger oder Kategorie von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die verarbeiteten Daten werden folgenden Empfängern ausschließlich zweckgebunden nach dem Prinzip der Datensparsamkeit zur Verfügung gestellt:
Interne Empfänger
Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der satzungsgemäßen, vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen (z.B. Vorstandsmitglieder, Geschäftsstelle, Richter). Die Zugriffsberechtigungen im Einzelnen sind in einem vereinseigenen Berechtigungskonzept festgelegt. Wir achten stets darauf, dass der Kreis der auf Daten zugriffberechtigten Personen auf das notwendige Mindestmaß beschränkt wird. So gilt bspw. grundsätzlich für den Umgang mit persönlichen Daten, dass jeder Funktionsträger nur die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Mitgliederdaten kennen, verarbeiten und nutzen darf. Vereinsmitglieder bspw. haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall (etwa für die Organisation von Veranstaltungen) notwendig, können ggf. Kontaktdaten im notwendigen Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, soweit die Zustimmung der jeweils Betroffenen vorliegt.
Dem Hauptverein (RSV2000 e.V.) werden seine unselbständigen Untergliederungen wie Ortsgruppen (hier: RSV2000 Contwig e.V.) zugerechnet. Sofern und soweit für Vereinszwecke erforderlich, können Daten durch die Ortsgruppe an den Hauptverein weitergeleitet werden.
Externe Empfänger und Dritte
Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
§ Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen (z.B. Service-Leistungen im Rahmen des Webhostings), die Ihre Daten weisungsgebunden als verlängerte Arm von uns erhalten.
§ Öffentliche Stellen und Institutionen, die Daten aufgrund gesetzlicher Zuständigkeit zur Aufgabenerfüllung anfordern dürfen (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden).
§ Sonstige Dritte, für die die betroffenen Personen eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z.B. Steuerberater, Banken, Betreuer/in, Rechtanwaltschaft).
§ Der RSV2000 Contwig e.V. hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder an das zuständige Versicherungsunternehmen.
§ Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins werden personenbezogene Daten bzw. Foto- und Filmaufnahmen an die Presse übermittelt.
§ Im Rahmen von hundesportlichen Veranstaltungen können, soweit erforderlich, externe Leistungs-/Zuchtrichter personenbezogene Daten erhalten.
6. Dauer der Datenspeicherung
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Mitgliedschaft und Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrages oder der Mitgliedschaft umfasst.
Darüber hinaus können verschiedene Aufbewahrungspflichten bestehen, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen bis zehn Jahre.
Die Speicherdauer beurteilt sich schließlich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen; nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) betragen diese in der Regel drei Jahre, können in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich die Kategorien Vorname, Nachname, Vereinsbeitritt/-austritt, erhaltene Ehrungen und Funktionen im Verein, besondere hundesportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation zugrunde.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft bzw. der Geschäftsbeziehung gelöscht.
7. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet im Verein nicht statt. Wir sehen hierfür aktuell keine Notwendigkeit.
8. Betroffenenrechte
Jeder betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
- das Recht aus Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
Diese Rechte können in der Regel schriftlich oder elektronisch direkt gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.
9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen der Mitgliedschaft oder sonstigen vertraglichen Beziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Vertragsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir regelmäßig gezwungen, den Antrag auf Mitgliedschaft bzw. auf Vertragsabschluss abzulehnen bzw. können wir einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen und sind angehalten, diesen zu beenden.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall, Profilbildung
Der RSV2000 Contwig e.V. verzichtet auf eine automatische Entscheidungsfindung. Wir setzen keine Profilbildungen ein.
Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, erhalten Sie hierüber eine gesonderte Information, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
11. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO
a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wie können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
b) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung.
Verarbeitet der RSV2000 Contwig e.V. personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher
Direktwerbung in Verbindung steht, sofern wir ein solches einsetzen würden. Widerspricht die betroffene Person gegenüber dem RSV2000 Contwig e.V. der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird der RSV2000 Contwig e.V. die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Unter Kontaktdaten haben wir unter Ziffer 1 angegeben.
RSV2000 Contwig e.V. _ Stand: April 2018